如何进行客户、供应商清帐

 

应收、预收账款

应收账款是与客户之间产生的未结清的账款,即客户购买了我们的产品,但货款没有全额支付。

预收账款是客户支付给我们的订金,在未来可以用于支付其购买产品的货款,也可以退还。

 

产生

1.       应收

 

如下图以张销售单,总额900,本次客户付款200,那么将会产生一笔700元的未清项目

产生的未清项如下:

总额是900,就是销售单的总金额,余额700就是未清金额。

 

注意,每张未全额付款的销售单都会产生一条未清项目,所以,如果一个客户有多笔未清项,表示该客户有多张销售单没有结清,再做一张销售单:

这张单的总额1650,本次收款为0,保存,则又产生一条未清账:

此时该客户(李丽)有了两笔未清项目。

 

2.       预收

预收的订金也属于未清账务,订金从财务上来说所有权还是属于客户的,将来可以用来支付货款,也可能再退还给客户,所以属于和客户之间未结清的账务。

点击

,如下:

 

800元的订金,保存,再看未清账:

未清项里有三项,订金列打钩的表示是客户订金,借/贷列表示方向,借贷是相反的,就像正负数可以抵消,如果所有借项的和(700+1650)大于所有贷项(800),其差值(700+1650-800=1550)就代表客户总的欠款;反之,如果所有贷项的和大于所有借项的和,差值表示客户有订金或退货款的余款,我们应该退款给客户。

 

清帐

下面说说如何跟客户清帐。点击,进入清帐功能界面:

选择客户,如下:

界面中有两个列表,上面的列表是客户的未清项列表,就是跟客户有多少笔未清业务;下面的列表是账户列表,就是收款或退款使用的账户,因为支持多账户支付,所以里面可以有多个账户。我们看这个界面中的显示,余额是1550,客户有欠款,表示扣除订金后客户还欠1550元,所以客户本次最多支付你1550

客户一般会尽量拖延还款的时间,并且喜欢分多次支付,比如客户希望分两次还款,第一次还1000,剩余的550下个月末还,那么我们看看该如何记这两笔账。

 

1.       第一笔1000元通过建行转账到账:

那么在下面列表的建行存款账户中输入1000,这很容易理解,然后还要在上面的未清项中消除欠款,即清帐。上面有三笔未清账,这1000元该怎么分配呢?先把订金项排除掉,订金项最后可以和剩余的欠款抵消。

销账一般是先消日期较早的未清账,比如700那一笔,可能较早些,如下输入:

过账金额中输入700,表示本笔未清账要销账700元,注意,本笔的余额是700,所以过账金额不能大于余额700,但可以小于余额。

那还剩下300元,就对下面那笔销账了,如下:

这样,上面过账金额总额就等于本次的收款金额1000了,点击保存,再看看该客户的未清金额:

余额为550了,700的那笔已经没了,可以在“应收对账单”的已清账款里找到,就是说从未清账变成了已清账了:

 

2.       第二笔550现金支付

此时未清的欠款只有一项(另一项是订金),所以如下输入:

点击保存,然后再看该客户的未清账:

 

还有两笔未清账,但是此时的余额已经为0了,就是说跟该客户已经没有欠款了,但是未清项还在,看着不爽。我们看看这两笔未清项,一个是订金,一个是欠款,余额都是800,订金正好可以抵欠款,看(借/贷)那列,一个是借,一个是贷,表示他们是可以抵消的,如果两者的余额相同,就正好完全抵消,在两项的过账金额中都输入800进行清帐,那么下面的账户中只需要输入0就可以了:

点保存,则该客户的账就全部结清了,未清项也没有了,都跑到已清账款里去了。打开应收对账单,查查该客户的未清账和已清账,可以看到未清账款没有了,已清账款如下:

总额那栏的-800表示的余额在贷方,会计记账一般是借贷记账法,客户的订金记在贷方。

点击可以看到那笔帐的收款历史记录,因为一笔欠款可能分多次结算的:

300550是两次收款,800是订金抵消。

 

可以查看那比款对应的销售单。

应付、预付账款是同供应商之间产生的未清账务,同客户的应收、预收类似,只不过借贷方向不同,不再详述。